LAMOTTE : la digitalisation au service de l’humain

L’ensemblier immobilier LAMOTTE a engagé depuis plusieurs années déjà une digitalisation de ses outils et de ses méthodes. Aujourd’hui, il accélère leur développement avec pour objectif d’améliorer encore la collaboration des équipes, mais aussi l’accès à l’information, avec pour ligne directrice l’humain et le service client.

De nouveaux outils digitaux pour de nouveaux process

Au printemps 2020, LAMOTTE a lancé son nouvel outil de CRM (gestion de la relation client), doté de fonctionnalités supplémentaires. Désormais accessible à distance, il facilite la vie des commerciaux. Il permet également à différents services d’y échanger les informations (dématérialisation des contrats de vente et de tous les documents administratifs…), et d’y intégrer un accès pour les prescripteurs du Groupe (partenaires extérieurs). Il accompagne ainsi la mise en place de nouveaux process de travail visant à gagner en efficacité par une meilleure coordination entre les équipes.

En parallèle, une GED (gestion électronique des documents) nouvelle génération a été mise en place, permettant une pré-reconnaissance du texte pour un enregistrement simplifié. Elle a d’abord permis de faciliter le travail de la comptabilité, puisque les factures sont intégrées directement dans l’ERP (outil de gestion de l’entreprise), sans saisie supplémentaire.

Puis, c’est l’ensemble des collaborateurs du groupe qui vont prochainement bénéficier des atouts de ce « docuware » (logiciel de gestion de documents avec automatisation). LAMOTTE travaille en effet à la dématérialisation de toute sa partie documentaire pour mieux exploiter ses ressources. D’ici à 2021, toutes les données du Groupe vont être centralisées, grâce à la mise en place d’un « Dataware House » intégrant toutes les métadonnées.

Des collaborateurs impliqués dans la démarche

Ces évolutions dans la digitalisation de LAMOTTE font suite à une démarche engagée il y a déjà plusieurs années. Passé rapidement à 570 collaborateurs, le Groupe immobilier a vite compris qu’il devait adapter ses méthodes de travail, en collaborant et en coopérant. Cela passe notamment par la digitalisation de ses outils et process. Ces engagements déjà bien avancés et cette réflexion permanente ont ainsi servi d’atout au début de la crise liée au Covid-19.

Alors que ses collaborateurs sont répartis sur l’ensemble de l’Hexagone, l’information, la communication et le lien humain sont plus que jamais des priorités pour le Groupe. En seulement trois jours, la cellule Informations et Process du Groupe a installé une centaine de VPN supplémentaires (accès à distance aux serveurs), des outils de travail collaboratifs et des nouveautés en matière de visioconférence.

Habitués à l’utilisation d’outils digitaux de plus en plus nombreux, les collaborateurs ont pu passer ce cap sereinement et se mettre efficacement au télétravail. LAMOTTE a, depuis, mené une étude en interne pour connaître les points positifs et négatifs liés à ces outils et au télétravail.

Huit années de transformation digitale réussie

Cette agilité, LAMOTTE a pu la mettre en œuvre notamment grâce à sa digitalisation engagée de manière poussée. Dès 2012, LAMOTTE a été l’un des premiers acteurs de l’immobilier à réaliser le suivi de ses chantiers sur tablettes, facilitant par la même le travail de ses collaborateurs et la communication tant en interne qu’avec les entreprises. En 2017, le Groupe est le premier en région à créer un espace client en ligne, permettant une proximité clients, une visibilité et transparence.

S’en est suivi, en 2018, de la création d’une cellule Informations et Process, dont la mission est de passer le cap de la transformation digitale de l’ensemble des métiers du Groupe. Un outil d’Administration Des Ventes en ligne a par exemple été installé et la signature électronique des contrats de réservations pour les clients a été mise en place.

Pour les relations aux entreprises, des DCE (Dossiers de Consultations des Entreprises) ont été mis en ligne : ils permettent aux entreprises de recevoir un lien pour se connecter à cette plateforme et consulter les dossiers pour y déposer leurs offres de marchés.

Côté travaux, LAMOTTE a voulu également digitaliser cette phase des projets immobiliers. Pour cela, l’application de suivi de chantier sur tablette s’est complétée en 2019 d’un suivi des réserves potentielles post livraison en ligne. Elle permet de suivre sur un seul outil les chantiers en temps réel, apportant un vrai confort de travail aux collaborateurs du Groupe, aux entreprises intervenant sur les chantiers, et aux clients qui deviennent acteurs du suivi.

LAMOTTE estime cependant que la digitalisation doit être mise au service de l’efficacité, en maintenant les relations humaines au cœur du processus. LAMOTTE entend ainsi continuer à garder le lien humain avec ses partenaires en maintenant toujours une rencontre entre les différents corps d’état.